Tysfjord kommune har et felles sak-/arkivsystem, ESA, for saksbehandling i alle enheter.
For annen saksbehandling benyttes fagsystemer og databaser til å holde orden på informasjon om kommunens virksomhet, publikumsforvaltning og tjenester. Slik informasjon er tilgjengelig ved henvendelse til registeransvarlige eller arkivtjenesten, evt. depotinstitusjonen for opplysninger som ligger i avleverte system, databaser og registre.
De elektroniske systemene kan deles inn i to hovedgrupper:
- sak-/arkivsystem
- fagsystem
Sak-/arkivsystem er system hvor en journalfører dokumenter som lagres i saksmapper i saksarkiv og andre arkivdeler som personalsaker, bygge- og delingssaker, og/eller utvalgssaker. Eksempler på slike system er: ESA, Public 360, ePhorte og Acos WebSak.
Med fagsystem mener vi spesialiserte fagsystem som kommunen har kjøpt eller laget selv, og som ligger utenfor sak-/arkivsystemet. Slike fagsystem kan være; klientbaser, forenings- og lagsregister, lønningssystemer eller registre som tidligere inneholdt opplysninger som ble ført i protokoller eller kartotek. Blant annet har legekontor, skoler og barnehager egne fagsystem. Eksempler på fagsystemer er: Unique, Oscar, Profil og Gerica.
Vi skiller også her mellom fagsystem og databaser og registre. Sistnevnte er mindre registre som ikke inngår i et større system som kan kjøpes på markedet, men som gjerne er selvutviklet i egen organisasjon.
De aktive systemene ligger i mappen "Elektroniske system i bruk" og de avsluttede systemene i mappen "Avsluttede elektroniske system".
Spesialiserte fagsystemer ligger under den sektoren de er satt opp for. Felles fagsystem, databaser og registre til støtte for saksbehandlingen ligger i mappen "Felles fagsystem, databaser og registre".
